为保证学院评估材料的规范和质量，请各评建单位按以下要求对各类材料加以整理和管理。     

1.文字材料的整理   

(1)学院文件、会议记录、领导听课记录等原始材料保持原样，但必须符合学院相关规定和要求。如果是手写材料，必须用蓝、黑色墨水或碳素墨水书写。   

(2)试卷、毕业设计和论文、课程设计、课程大纲、教学大纲、教案、实习大纲、实验大纲、实验报告等原始资料按项目组具体要求整理。   

(3)自评报告、综述等整理归纳的一、二级材料用word保存，用A4纸纵向打印。要加盖单位公章。   

文字资料：采用Word格式。

表格：题目用二号宋体加粗；标题栏用小四号宋体（各项目组最好建立相应的数据库或EXCEL表格，便于计算机统计）。   

(4)材料格式要求

纸张：A4 ；字体、字号：材料标题：2号宋体加粗，正文：4号宋体，第一标题：4号黑体，第二标题：4号宋体加粗，第三标题：4号楷体加粗；标题格式：第一标题：一、二、三………，第二标题：1.、2.、3.………，第三标题：（1）、（2）、（3）……；行距：1.5倍；字距默认；页边距：默认（上、下：2.54;左、右：3.17）。

2.统计材料的整理   

(1)统计表格、报表和名册等不单独装订成册的材料若用A4纸纵向打印，页边距的设置同上。若需要用A4纸横向打印，则上边距3.17厘米，左、右边距和下边距为2.54厘米。统计表格要求制表人、复核人、负责人签字。各种统计材料都需加盖部门公章。   

(2)单独装订成册的统计材料，其格式由各单位自己设计。    

3.声像、证书、实物资料的整理   

照片等声像材料应分类保存，并标明内容、形成时间与数量。各类证书由收集单位准备好证书复印件。获奖作品、科技作品等实物材料要拍制照片；著作、教材须复印封面和版权页；论文须复印封面、目录和正文。所有声像、证书、实物材料要列出清单。    

4.评估材料组卷

在每个一级指标的第一个档案盒中存放该一级指标所有支撑材料的内容提要汇总内容提要的文字应精练简洁，字数以500字左右为宜，不宜超过800字。每个材料盒中的内页贴上本盒材料目录，目录编号与本文中的目录格式要求相同。材料排序，可依照支撑材料的重要性和其对观测点的支撑程度排列，或按说明问题的层面排列，各支撑材料尽量写明全称、发文单位和发文时间。

5.评估档案装具

各单位保存评估材料的装具(文件柜、盒、袋)要大小统一,整齐美观。档案盒外必须有标识签，盒内首页为“卷内材料目录”。评建办将把院级材料建档用的盒外标识签、卷内材料目录等格式以及建档目录、评估材料移交清单、借阅登记表等挂在评估信息网上。

6.材料的管理

(1)所有上报材料(包括电子、声像材料)，需附评建办印制的“材料移交清单”（一式两份），一并报送；

(2)报送的材料须经本部门评建工作小组负责人审定，并在相应位置上签字、加盖公章；

(3)材料报送应指派专人送达评建办，并当面办理好交接手续。

(4)凡上报的文字材料需同时上报电子文档。

(5)注意排版美观，规格符合要求，版芯端正。

(6)评估备查材料装具的排列与编目应按条目顺序排列。

(7)凡零乱、无序的材料不予接收。

(8)所有的汇总、统计表格要求在EXCEL中制作。

(9)评建办将组织专人定期到各部门进行资料检查、评估。
     说明：有关学校评建工作的各类资料，未经评建办同意，任何人不得私自对外交流。

附件：材料移交清单.xls

评建办公室

2012-9-7